Hoy os vamos a hablar de un tema fundamental para lograr el éxito en toda gestión empresarial: la organización en la empresa. Y es que cada día nos enfrentamos a una serie de trabajos en los que al final no sabemos por dónde empezar. Para ello lo más importante es establecer prioridades y asumir que lo importante siempre va antes que lo urgente, ya que lo segundo es una cuestión temporal mientras que lo primero es un factor mayor y su nombre ya lo indica: ¡es importante!
Consejos de organización en la empresa
Así pues, ¿Cómo podríamos priorizar? Cada empresa suele tener un tipo de jerarquización distinto, con sus características y peculiaridades en los diferentes departamentos. Sin embargo, contar con un proceso de organización central y ciertas reglas básicas, ayudará a los diferentes equipos a conseguir sus objetivos y a sus responsables directos a gestionarlos mejor.
A continuación os facilitamos unos consejos que os ayudarán a establecer prioridades en el día a día de la compañía y optimizar la gestión de clientes desde el minuto uno:
- La primera recomendación de organización en la empresa es centrar nuestra atención en los trabajos más importantes en primer lugar así como dedicarles el mayor espacio de tiempo, lo cual es bastante lógico. Los trabajadores deben ser rigurosos con su tiempo y llevar a cabo una priorización de tareas.
- En segundo lugar se aconseja retomar las tareas que hemos podido aplazar para más adelante o que teníamos la oportunidad de delegar.
- Después de resolver los trabajos más importantes ya es momento de pasar a los asuntos que nos quitan mucho tiempo sin llegar a resultar óptimos. En este punto, contar con herramientas tecnológicas que permitan automatizar procesos administrativos y algunas tareas de la empresa suele ser de gran ayuda.
También es imprescindible establecer niveles jerárquicos y asignar a cada una de las distintas tareas un responsable. Esto ayudará no solo a nivel de recursos humanos a tener claro quiénes son los mandos de cada actividad, también a que los trabajadores se sientan parte de un proyecto mayor y tengan clara su responsabilidad.
Una vez tenemos establecido nuestro modelo de organización empresarial es importante gestionar eficazmente nuestro tiempo y clasificar las tareas necesarias evitando las distracciones. Todos sabemos que las interrupciones lo único que nos provocan es regresar a un punto intermedio o tener que empezar de nuevo para retomar el tema y volver a centrarse en todos sus aspectos.
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Y, en línea con el aprovechamiento de recursos, es recomendable que, en caso de realizar reuniones propongamos citas y los participantes nos remitan confirmación, dejemos constancia siempre de que ambas partes son conscientes de la fecha y hora de la reunión. Si disponemos y aprovechamos correctamente la agenda comercial evitaremos confusiones y olvidos, pues quedará guardado por escrito en nuestra agenda electrónica o correo.
Tecnología y organización de una empresa
inaCátalog y tecnología van unidos de la mano. Por eso es inevitable recomendaros trabajar con aplicaciones para vendedores que incorporen actualización y centralización de datos, tanto de agenda como localización de los diferentes agentes, entre otras funcionalidades.
A la hora de planear la organización de una empresa es de gran ayuda conocer el estado de un compañero, saber si podréis disponer de él e incluso transmitirle información relacionada sobre su cita. Esta app para vendedores ayuda a la organización en la empresa y los equipos comerciales gracias a ciertas funcionalidades que incorpora:
- Agenda comercial: la agenda comercial de inaCátalog va más allá de un simple calendario. La herramienta está ordenada por fechas y prioridades, permite el acceso directo a los reportes y a la información histórica del cliente, que se completa con archivos multimedia y adjuntos. Además, está conectada con central para que el equipo de backoffice pueda cerrar visitas y optimizar así la ruta comercial de la fuerza de ventas.
- Sistema de geolocalización: la aplicación multiplica exponencialmente la eficacia de la fuerza de ventas gracias a su sistema de geolocalización. Con él se ve incrementada la productividad y la eficiencia de los comerciales y, además, también sirve para llevar un control de vendedores y conocer detalles como desde dónde se está haciendo una venta o un reporte.
- Centro avanzado de estadísticas: el software no solo facilita el conocimiento de los clientes, sino también de la propia actividad comercial y el seguimiento de la fuerza de ventas. Para ello, cuenta con un centro avanzado y personalizable de estadísticas, donde se miden datos como los KPI de ventas, tops de ventas, gráfico agrupado de ventas, evolución de ventas, comparativas y comunicaciones optimizadas, etc.
- Control de stocks automatizado y en tiempo real: una gestión de pedidos y stock eficiente y automatizada, que permite ofrecer a cada tipo de cliente y usuario un servicio rápido, personalizado, de calidad y fiable, así como responder rápidamente a sus dudas.
- Sistema de reportes in situ: una vez terminada la visita, el sistema de reportes automatizado e in situ facilita la evalución de los datos obtenidos y su clasificación. Bajo esta premisa, los reportes que permiten las herramientas móviles de comercialización como inaCátalog nos ayudan a conocer en profundidad nuestro desempeño, ser más organizados y planificar las futuras vías de actuación que nos permitan alcanzar los objetivos.
- Actualización de datos online y offline: para que los trabajadores estén siempre conectados y no pierdan la conexión con la base de datos en medio de una visita o en un momento importante. Contar con una app que esté preparada para su uso offline evita dejar tirados a tus representantes por un problema de cobertura y ahorra ineficiencias y problemas de pérdida de datos.
- Seguridad y resolución de problemas: el CRM de inaCátalog encierra una gran cantidad de información relevante, valiosa y sensibles sobre la empresa y sus clientes. Por ello, la seguridad es una de las máximas de esta app para vender. La información de la aplicación está preparada ante las caídas de servidor, está encriptada, con acceso custodiado por contraseña y dispone de inhabilitación y supervisión remota, entre otras funcionalidades, que también juegan un papel importante en la organización en la empresa.
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Concreción, organización, coordinación, gestión eficaz de recursos y facilitar los procesos. Son principios muy útiles para lograr resultados óptimos que en Inase empleamos día a día. Estos recursos los verás reflejados en nuestra aplicación inaCátalog, una herramienta que ya facilita la gestión comercial a muchísimas empresas y cuyo objetivo es ayudar a vender más y mejor.
Ahora que ya sabes los secretos para crear una buena estrategia de organización en la empresa gracias a la tecnología, aprende qué puede hacer un software comercial por tu fuerza de ventas.
